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  PPT应用常见错误之五:滥用动画
  动画是PowerPoint的特色之一,适当的动画使用可以令你的PPT增色,也能够体现你的水平。但是,在商务或政务活动的PPT应用展示中,动画功能更重要的意义却在于“强调之强调”或“突出之突出”。所以,我一直主张慎重使用动画,动画最恰当的应用有三处:一是对于文字需要逐行提示出现时;二是图表的元素逐项显示时;三是需要突出某个要点时。其他多数情况下动画应用一定要慎重,不建议随意设置。
另一个情况是,普通的动画效果设置非常容易,很快就能搞定。但是,精致的、专业的、适合PPT主题的动画设置却不那么简单,往往要反复尝试设置,非常耗费时间精力,对于多数职场人士恐怕不值,搞不好还适得其反、得不偿失。
我的关于PPT动画的另一个观点是动画是有“情绪”的,正如色彩一般,不同的动画效果传递给听众迥异的感受。在绝大多数商务政务PPT应用中,需要营造的是一种规范、严谨、甚至偏保守的一种演讲展示氛围,所以“玩”太多“花活儿”,把PPT搞地很“炫”很“酷”,通常不合时宜。 
上周五在崇文区某机关做培训,即有点儿这样的感觉,他们的PPT展示中用了很多动画,可以说有的应用很棒恰到好处,但也有部分则未必一定要那样去用。这不恰当之处主要体现在图片动画的处理上,因为这份PPT汇报的主题内容很严肃也很见份量,其中有许多上级领导活动的照片,依我看,只要一张张放出来就好,大可不必设动画。 
关于图片应用,如果一定要用到动画设置,其实我们可以多费些心思,设法让这些图片的展示更专业、更精细、而非司空见惯的或是随意的设置。 
我做了几种图片动画的演示,附在前面的视频中,其中包括:
旋转门:两张照片如同打开一扇门般次递而出,并停留在后一张上;
走马灯:几张照片横向旋转,如同走马灯,最后停在需要突出展示的那一张上;
魔术盒:(不解释了,大家直接看演示更直观)
旋转立方:………… 
这些动画的设置均不同于我们平常习惯性的在自定义动画里添加一种效果,而是由多张照片、多种连续动画组合设置而成。这组动画中主要用到的是“退出-层叠”和“进入-伸展”效果,最关键之处在于要修改其方向为“向左”退出,由“右侧”进入。
通过此例可以看出,PPT动画设置真的很是趣味无穷,艺无止境。

  PPT应用常见错误之六:“胡乱放映”
  陆陆续续地在写“PPT应用常见错误”系列文章,“胡乱放映”原本在比较靠后的计划中。 
昨天的课却给我三个理由,该提前把这篇完成发布出来。
理由一:很多人并没有意识到,放映也是PPT应用非常重要的一个环节;
理由二:很多人不知道,PPT放映过程的流畅自如是专业性的重要体现;
理由三:很多人不知道,PPT放映过种中有很多快捷键,只要按F1就可以看到全部快捷放映帮助。 下面就来列举“胡乱放映”的真实案例:
其一:如果要翻到下一屏,只会点鼠标右键“下一张”;
其二:如果想要退出,只会点鼠标右键“结束放映”;
其三:如果想要跳转到某一屏,只能是点右键通过“定位至幻灯片”去查找,有时候只有编号没有标题,只好退出放映,在编辑状态找到那一屏,再进入放映;
其四:如果想要调出标记笔,只能在右键“指针选项”中去找;
其五:如果暂进不想让屏幕上的内容被看到,就找个纸片,挡在投影仪镜头的前面;
其六:……等等。
以上无论哪种做法,都会破坏放映过程的整体性、连贯性,表现为手忙脚乱、不专业、没水准。
事实上,以上每一种都有相应的快捷键可用,例如:仅是翻到下一屏,快捷键就有“空格”“回车”“pgdn”“下箭头”“右箭头”“鼠标左键”。
我个最喜欢的放映快捷方式是:“输入编号按回车”直接跳转过去到目标屏,天衣无缝、不露丝毫痕迹。

  PPT应用常见错误之七:滥用模版
 每次PPT培训前,我都会和学员沟通学习的期望,很多学员都希望自己做的PPT能够更漂亮、更吸引人。但也有为数不少的学员说:“我们公司有统一的模板,公司有要求,只能用这个统一模版。”于是,我再请他们展示公司统一模版,或者问这样几个问题:
 问题一:贵公司有几套PPT设计模版?
问题二:模版的封面页与内容页是否一样?
问题三:是否所有场合都用同样的模版?
问题四:每套模版下是否提供了多种配色方案?
问题五:设计模版有没有考虑会议室大小不同的影响?
问题六:……
 无论看到的所谓公司专用统一模版,还是听到的以上关于PPT设计模版的回答,绝大多数结果都令人大失所望。可以说,绝大多数的关于PPT模版的理解和应用距离专业规范都有非常大的差距,有的模版只是使用了一张带有公司LOGO的图片做背景,当“万用”模版。举个简单的例子,会议室大小不同,对于背景、色彩的选择就有不同的要求;面对关键客户投标用的模版与日常内部工作交流用的模版也有很大不同。
下面就通过一些例子来说明,真正专业的PPT模版的构成。
 1.封面页与内容页最好不同。
封面页(如上图)通常由表示会议主题的大标题和副标题构成,特大号的字体将主题突显出来,背景和图饰也需要充分印证主题,必须与主题直接相关。
内容页(如右图)则以文字为主体,背景和图饰都要配合文字的表述,版面上要给内容留出足够的空间,主体文字部分最好为纯色背景,以避免影响文字的显示效果。
 有的内容页可能内只用来放置大的标题,则也可以设计一个专用的模版(如右图),专门定义了字体、字号及标题的位置。
 2.有专用的提纲模版(如右图)。提纲页在整个PPT展示过程中,是区分段落的重要标志,如果与其他内容页没有明显的区隔,则失去了其应有的过渡转换功能。而右图这个例子,专门设置了提纲页模版,将标题放置在修饰过图条上,效果非常明显。
 3.特殊类型的内容页均有特殊的展示模版。如下面的示例,循环图、流程图、表格、饼图都彩用了专门的设计,而非PPT默认提供的样式,非常新颖独特。
   4.对颜色的应用做出的明确的限定。在PPT的设计制作过程中,并非一种颜色都可以随随便便拿来用的,这也正是为什么有些人做出来的PPT总是那样赏心悦目,而另一些人的PPT则总是看不顺眼。色彩的应用非常有讲究,如何在一个色系中取色,如何处理色彩的冷暖,如何设置背景,如何设置前景等等,均需要仔细筹划。右图这个例子,甚至规范了在这套模版中只能用哪些颜色,非常专业。
 5.设计模版需考虑到不同环境、不同听众的要求。例如,大型会场的PPT模版一定要求以大字为主,背景和前景的反差要鲜明,以确保最后一排能看清楚。再例如:一般商务应用的PPT模版通常要偏保守、稳重;而面向青少年,偏消费娱乐的则要求有个性、生动、酷等。

  PPT常见错误之八:滥用色彩
  PPT演示是一门视觉沟通的艺术,色彩在其中的分量举足轻重,但很多朋友在制作PPT时的颜色处理上却非常随意,胡乱对付一下完事。给听众的感受则是别扭、不协调、丑陋。
色彩艺术家对色彩应用的要求近乎极致,做为普通的职场人士,虽然绝没有必经达到专业美术人员的水平,但至少也需要重视PPT色彩的事情,对色彩有些基本的认识。

关于PPT中色彩的应用方面,第一个常见的错误是用五花八门的颜色全都用到,格外花哨,却一点也不协调美观,在许多与色彩有关的课程中(例如服装搭配)强调要把颜色控制在三种以内。PPT的色彩应用也是如此,在我的PPT课程中也是这样强调的。但我们也需要注意,并非是只要不超过三,随便任意三种颜色都可以,而最好是以12色环上相邻的三种颜色为基准进行配置。

此外,用恰当的色彩搭配是PPT演示中突出重点的第一候选方法。但如何去选,很多人也并不得法,以为大红大绿最鲜艳,于是到处乱用。其实,选择对比最强列的色彩搭配的方法非常简单,在12色彩环上,任何相对的(180度)一对颜色都称为互补色,补色的反差最强烈,对比效果也最好。所以,要强调首先需要看底色的配置情况,例如,IT行业通常喜欢以蓝色为基调配置模版,其上的强调,以橙色为基准配置最为恰当。

还有,即便是同一种颜色,我们也可以通过明暗的处理,赋予其丰富的变化,多数情况下,中等明度的色彩会更赏欣悦目。

最后,我们还需要关注的是,色彩是有象征意义的。这也是为什么多数IT高科技企业都喜欢用蓝色银灰色做PPT背景的原因。以后有机会,我们再详细解释不同颜色的象征意义。

 

来自:马建强博客http://blog.sina.com.cn/majq

 


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