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    PPT应用常见错误之一:WORD搬家

  所谓WORD搬家,就是把一篇WORD稿的内容,整段地复制过来,不做或少做修改,直接粘贴在PPT中,一屏放不下就转移到下一屏。
 这是PowerPoint应用中最常见的错误之一,其错误的程度可达5颗星。
 微软推出OFFICE软件,功用目的各有不同,WORD是文字排版工具,PowerPoint 是演讲展示助手,WORD搬家实际上是拿PPT当WORD使用,有点关公战秦琼的意思。既然给听众(或者说是观众)看到的东西和WORD里的差不多,还不如直接给大家看WORD!何必费此功夫?
 WORD的主体通常由文字叙述构成,有标题、有段落;有论点,有论据;有陈述、有案例。当然,做为阅读资料,这样的形式非常合适,读者可以完全自主控制,根据自己的需要,或快速浏览、或重点精读。但是,如果用WORD做演讲展示用(或者说把WORD搬到PPT中),观众只能随演讲者的进程而动,不能自己作主,却又不得不在字里行间穿行,找出有用的信息点,实在是一件困难的事情。这样做太不顾及听众的感受,不专业、也不敬业!
 大段的文字摆在投影屏幕上,演讲者希望带领听众随着自己的节奏和焦点而行进,但听者的观注点却有可能在洋洋洒洒的字里行间跳来跳去。对于演讲者而言,自己正在慷慨激之时听众却神游到别处,站在讲台上的人无论如何也不希望这种尴尬发生。如果经常这样,一场演讲展示下来,完全没有达到自己的目的,实在是枉费功夫。
 因此,做为一名合格的演讲者,如果需要借助PPT展示,就千万不要WORD搬家,而是认认真真地按PowerPoint的功用规范去做,助你的演讲更精彩。

  PPT商务演示常见错误之二:照“屏”宣科

  有一次在南方讲课,在讲授KISS(keep it simple and stupid!)原则时强调,PPT上文字要尽可能简短、要用关键词的组合而非陈述性的句子。这时,有学员表示,这样做有问题,因为他的PPT同时要给领导做讲话稿用,如果里面没有句子,领导就没有办法照着PPT做发言,这样怎么能成?
由此,也就引出了PPT应用的第二大常见错误:照“屏”宣科。
所谓照“屏”宣科是指在做汇报、演讲、展示时,演讲者照着屏幕上显示的文字宣读,没有自己宣讲内容,离开屏幕就没有办法进行下去。
这是一种极不专业、极没有水准的做法。想想看,坐在台下的听众既不是不懂中文的外宾,更不是大字不识的文盲。他们一定会想,“我们又不是来听朗读的,我们认得那上面写什么,不要浪费大家的时间了,发材料回家自己去看就好!”
微软的OFFICE软件中,常用的有WORD、EXCEL、PowerPoint,三者使用目的各不相同,各有自己的功用。PPT是演讲辅助工具,也可以称作展示助手。可以帮助演讲者更清晰、更准确地展示要表达的内容。特别是当需要图示、图表、声音、视频、动画来辅助演讲展录时,PPT则具备得天独厚的优势。
所以说,PPT不是讲话稿,如果需要讲稿,就另准备一份WORD版的稿子。实际上,在重要的场合,这种做法是必要、也是必须的。记得在联想的时候,重要的会议、市场活动中,杨元庆的发言通常是宣读讲稿,而市场推广部门会根据这份讲稿做一份PPT演示稿,二者的结构相同,内容一致,但PPT图文并茂、重点突出、观点鲜明,可以更有效地传递演讲者的讲话信息。
  当然,你也可以把需要宣讲的部分写在备注中,放映的时候采用分屏播放的方式,直接看自己的屏幕即可,自己随讲随翻页,而不需要找其他同事在台下帮助翻屏了。

  PPT商务演示常见错误之三:滥用切换音效

  记得曾经参加一次非常正式的会议,与会嘉宾的规格也相当高,好像还有什么部里的领导,诺大的会场里几乎坐满,与会人员几近三百。
大会开始了,会场一片安静,主持人介绍会议主题、到会嘉宾、会议背景之后,隆重请出第一位主题发言人。
(请仔细观注下面的细节)
这位发言人端着自己的笔记本电脑走到主席台前,低头找到投影仪连线接头,插在笔记本电脑的接口上。
按下显示切换键,大屏幕切换为演讲者自己的电脑桌面,可以看出,待讲的PPT文档已经打开。讲者抬头看了看会场,清清嗓子,再低头,点击鼠标把PPT调入放映状态。

“各位领导、各位来宾,大家好!我汇报的主题是……”

一番开场之后,主讲者再次点击鼠、标将屏幕翻到下一页,就在同时,一阵“嗒嗒嗒”的声音响彻大厅。于是乎,诧异与好奇立刻布满整个会场,定神片刻后,部分听众反应过来,那“嗒嗒”声正是来自演讲桌上的笔记本电脑,透过麦克风传进每位听众的耳膜。
此后,大屏幕每次翻到下一页,都会有一阵奇怪而熟悉的声音传遍整个会场。一会儿是呼啸而过的风声、一会儿是汽车的疾驰、一会儿又是打字机的嗒嗒声、一会儿又掌声雷鸣……
虽然这是一次难忘的演讲,但记住的全然不是主题和内容,脑海中只剩下那些奇奇怪怪的声响。
每次借助PowerPoint,无论是演讲、汇报、还是展示活动,都有其自己的目的,我相信,没有哪位演讲者希望自己的听众只记住这些奇怪的声响。可以说,这绝对是一次失败的汇报,错就错在这些切换声音。
商务或政务报告活动中的PPT演示应以保守、严肃为导向,最忌讳上述破坏氛围的现象。商务会议、政务报告、工作汇报、产品展示等等,目的是让听众明白、理解、认可内容,所以一定不要让那些无助于目的或主题的做法搞干扰、产生破坏效应。
因此,商务及政务场合下的PowerPoint应用,一定要避免动画声效的应用。
此外,前面所讲的展示过程也不够专业。如果是重要的活动,一定要事先把有关展示文档集中起来,要做现场演练,最好是专人统一控制PPT的播放。

  PPT商务演示常见错误之四:另起炉灶

 
  每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现——“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。
于是,也总是有这么一拨人,他们极不喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜!干吗要你提示?!”
于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子,望着一干二净的版面想:“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。
这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有1-2成多的学员会举手确认,表示自己正是这样做的。
微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框,不是认为用户傻、更不是因哦自己傻,而且一种规范,定义了这种版式规范后,可以许多方便,大大提高效率。常见的影响有以下4处:

1.在大纲视图,如果全部都是自建文本框,则在大纲视图什么内容也不会显示;如果是在版式默认的文本框内输入文字,则在大纲视图的相应位置也会有显示,方便全局预览、也方便修改调整;
2.在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改,只要进入母板视图,改动一次,整个PPT的相应位置都会完成统一的改动,效率大大提高;
3.规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档,非常方便,而自己单加的文本框中的内容则不能;
4.当我们设置超链接到某一指定的页面时,如果是应用规范的版式,则会看到标题文字的提示;否则只有编号,没有标题文字,用起来就很不方便。
过去在联想工作时,每个季度都要和事业部的同事一起向总裁室汇报工作,因为坐在对面的杨元庆,还有主管我们业务的副总裁乔松,所以大家都格外紧张。往往是在汇报之前最后一刻还有不尽人意的修改。总裁会议室的投影是另外一种特殊的背投玻璃屏,如果发现一些格式不合适,也需要调整。因为是分头汇总的报告,有的人没有用规范版式,不得不一屏一屏逐一修改调整,搞地好不紧张。
所以,千万不要另起炉灶,删掉默认版式中的文本框自己另画。一定要先在默认的版式列表中选择和内容匹配的版式,再输入相应的内容信息。定可以事半功倍,大大提高效率。
其实,想要去除那些默认的版式文本框,大可不必先选中,再删除,直接到“任务窗格”中的版式栏中,选全空的版式应用一下即可。

当然了,也不是绝对不可以添加文本框,一些特殊的需求情况下,文本框也自有其用途。毕竟PPT只是工具,工具是死的,但人是活的。凡事看目的、讲效率,自然会有好效果。

来自:马建强博客http://blog.sina.com.cn/majq

 

 


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